Por qué crear una base de datos de clientes para tu negocio

¿Conoces a tus clientes y qué productos les interesan? Ahora que se acercan fechas señaladas en las que la gente ya está pensando en qué regalar a sus seres queridos es más importante que nunca saber llegar a tus clientes y ofrecerles aquellos productos que realmente les interesan. Y te preguntaras” ¿Esto como lo consigo?”. Pues lo conseguirás gracias a tu base de datos de clientes.

Hoy en día la información es poder, y cuanto más conozcas a los clientes con los que interactúas mejor podrás adaptar tu oferta a sus necesidades. Contar con una base de datos hará que el camino para conseguirlo sea más fácil

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una colección de datos e información que están organizados de manera que puedes acceder a ellos, administrarlos y actualizarlos fácilmente.

Tradicionalmente las bases de datos se contenían en sistemas de ficheros físicos o en archivos de Excel. Sin embargo, con el paso de los años se ha visto que es más útil disponer de bases de datos informáticas especificas que permiten acceder a la información de manera más fácil y rápida.

Existen muchos tipos de bases de datos (bibliográficas, directorios, etc.) pero hoy queremos centrarnos en las bases de datos de clientes. Es decir, una base de datos específica donde se contiene la información de tus clientes y sus compras.

¿Qué ha de contener ?

Contar con una base de datos de clientes te permitirá tener la información suficiente para poder tomar decisiones para incrementar tus ventas y  hacer crecer tu negocio.   

La base de datos ha de contener toda aquella información que te sea de utilidad. De nada sirve tener toda la información del mundo si no te es útil. Además de que te ocupará un espacio innecesario que hará aumentar los costes. Algunos de los datos que más se suelen almacenar en las bases de datos son los siguientes:

• Datos personales y de contacto
• Fecha de nacimiento.
• Fecha de la última compra.
• Productos comprados.
• Perfiles en redes sociales.

Piensa que has de poder preguntarte para que sirve tu base de datos y ser capaz de dar repuesta.

Las ventajas de contar con una base de datos de clientes

Disponer de este tipo de herramienta brinda a tu empresa una serie de ventajas que es muy interesantes a tener en cuenta. Veamos cuales son:

1. Aumenta la eficiencia, la productividad y el rendimiento de la empresa.
2. Dispones de toda la información de tus clientes en un único lugar.
3. Te permitirá hacer una segmentación de clientes más específica y sin tanto trabajo.
4. Eliminas las duplicidades de información. Todo está en un único lugar y cualquier miembro de la empresa la puede consultar.
5. Tienes los datos de tus clientes protegidos. Al tener toda la información en el mismo lugar está más protegida y cumples con la ley de protección de datos.
6. Es más fácil y económico de mantener.

La importancia de contar con una base actualizada

Tener la información de tus clientes te ayuda a mantener el contacto con ellos, además de poder monitorear sus procesos de compra y establecer una relación más personalizada que les genere confianza y con la que puedas conseguir su fidelización.

Esto también permite desarrollar estrategias de marketing más focalizadas y ofrecerles información que generen un valor para ellos más allá de la simple promoción de un producto.

En estos últimos tiempos en los que el contacto físico ha sido más difícil por las restricciones de la Covid-19, se ha comprobado que el contacto y la relación con los clientes no solo han de ser físicos sino que se pueden mantener también de forma digital. Esto ha sido más fácil para aquellas empresas que disponían de bases de datos de clientes en las que tenían información acerca de sus perfiles en redes sociales y las distintas formas de poder contactar con ellos.

Contar con una base de datos da a las empresas un sinfín de posibilidades para utilizar toda esa información. Por eso es importante tener un buen mantenimiento y clasificación de los datos, así como actualizarlos periódicamente para que sea más precisa y eficaz.   

Como crear una base de datos útil

Lo más importante para crear una base de datos es tener un objetivo. Sin un objetivo, no vale la pena crear una base de datos con información innecesaria. Por este motivo has de tener claro para qué vas a usar la base de datos y cómo vas a usar esos datos.

Una vez lo tengas claro, has de decidir qué datos quieres recopilar y anotar los campos a los que pertenecerán. Un ejemplo: quieres tener un detalle en redes sociales con los clientes el día de su cumpleaños; es necesario que registres sus perfiles en redes sociales y la fecha de su nacimiento.

Ahora toca la parte un poco más ardua: conseguir los datos. Para hacerlo más fácil de conseguir crea una estrategia que resulte atractiva para los clientes y, sobretodo, cuéntales para que quieres sus datos. Nadie te dará esa información porque sí.  

Para recoger los datos de tus clientes hay distintas formas para conseguirlo. Algunas de las que mejores resultados da son las acciones que requieran un registro previo (crear un usuario para poder comprar, sorteos, concursos…).

Cuando ya tengas la información no te olvides de crear secciones dentro de la base de datos de clientes. Así te resultará más fácil cuando quieras segmentar los públicos para acciones concretas.

Ahora ya solo te queda aprovechar tu base de datos de clientes y sacarle el máximo rendimiento. Eso sí, no te olvides de ir actualizándola y sobretodo ten en cuenta a aquellos clientes que te piden que los borres. Así tendrás una base de datos actualizada y verídica.

Consejos para que sea excelente

Si quieres que tu base de datos sea aún mejor ten en cuenta los siguientes consejos:

1. Unifica todos los datos en un único lugar. Es posible que tengas la información repartida en distintos lugares y eso hace que sea menos efectivo. Disponiéndola toda en la misma ubicación se agilizaran tus procesos y la efectividad de tu empresa aumentará.
2. Evita recurrir a otras fuentes para crear tu base de datos. Existen organismos públicos, directorios, etc.  donde puedes recopilar la información pero seguramente no te sea útil. Lo mejor es que crees tu base de datos desde cero y con la información que a ti te interesa.
3. Asesórate por expertos. Existen varios programas y aplicaciones que pueden ayudar a gestionar tu base de datos, lo que lo hace más difícil a la hora de escoger la que más se adecua a nuestras necesidades. Por ese motivos, nosotros siempre recomendamos que te asesores por expertos en la materia que seguro sabrán indicarte cual es la mejor opción para tu negocio.
4. Haz un especial seguimiento. Puede parecer una tontería, pero hacer seguimiento y mantenimiento de tu base de datos de clientes es de vital importancia. Por un lado, tendrás la información siempre actualizada y por el otro, los procesos de tu empresa se verán beneficiados.  

Esperamos que esta entrada haya servido de ayuda para animarte a crear tu propia base de datos y sacarle el máximo partido.